10 zasad netykiety w e-mailach - Fundacja Orange

Otwórz / zamknij menu mobilne

Menu główne

Wyszukiwarka

10 zasad netykiety w e-mailach

10 zasad netykiety w e-mailach

10 zasad netykiety w e-mailach

Dla wielu e-mail to podstawowa forma komunikacji w pracy. Stąd ogromna liczba wiadomości, które piszemy i odbieramy każdego dnia. Warto zadbać o ich jakość oraz o komfort tych, do których piszemy. Pomogą Wam w tym poniższe zasady pisania e-maili.

Galeria zdjęć

  • e-mail a netykieta
  • Zasady netykiety w poczcie elektronicznej

    1. Pisz po polsku

    Stosuj zasady języka polskiego. To pokazuje szacunek do innych, a bogate słownictwo, ortografia i gramatyka są po to, żebyśmy lepiej się rozumieli. Więcej o języku w sieci przeczytasz w tekście na temat netykiety.

    2. Floodowanie i spam – stop

    Nie przesadzaj z liczbą wiadomości wysyłanych do grona znajomych czy komentarzy zamieszczanych w grupach i na forach. Jeśli bardzo chcesz się czymś pochwalić lub coś wypromować – lepiej wybierz odpowiednie miejsce w sieci i dodaj osobistą relację Powielanie tej samej treści na dziesiątkach grup czy forów nie przyniesie dobrego efektu.

    Zastanawiasz się, co to jest flood? To właśnie zalewanie sieci wiadomościami tylko nieznacznie różniącymi się od siebie. Są one blokowane przez filtry antyfloodowe, a autor trafia na czarną listę. Pamiętaj też, że zbyt częste postowanie czy wysyłanie wiadomości powoduje, że tracisz odbiorców. Specyficzną formą floodu jest jego bardzo agresywna forma, czyli mail bomb – zapchanie czyjejś skrzynki bardzo dużą liczbą wiadomości z dużymi załącznikami.

    3. Duże załączniki umieść w chmurze

    Skoro mowa o załącznikach – dbaj, by były lekkie. Większe pliki umieść w którymś z serwisów oferujących przestrzeń w chmurze, np. WeTransfer, Dropbox, Dysku Google, pCloud, iCloud czy MediaFire. To szybkie, a w dłuższej perspektywie pozwala utrzymać porządek w poczcie.

    4. Nie przesadzaj z formatowaniem

    Możliwości HTML-a przewróciły w głowie niejednemu użytkownikowi Outlooka. Tekstura w tle, falujące napisy i tekst we wszystkich kolorach tęczy… to nie zawsze się dobrze czyta. Poprzestań na prostej szacie graficznej. Możesz też wyłączyć kodowanie HTML, co spowoduje, że Twoje mejle będą lżejsze.

    5. Stosuj ukrytą kopię

    Zapraszasz wszystkich znajomych i całą rodzinę na imprezę? Szanuj prywatność adresatów. Nie wszyscy chcą ujawniać swoje adresy wszystkim innym gościom. Dodaj ich adresy w ukrytej kopii (skrót UDW lub BCC; ciekawe, czy wiesz, co on oznacza?).

    6. Nie zaczynaj od: Witam!

    To zwrot, który zrobił w sieci furorę, a bardziej wrażliwych językowo przyprawia o dreszcze. Dlaczego? Bo jest o nadawcy, a nie o adresacie. Witam! może powiedzieć gospodarz w progu domu – tymczasem wymiana mejli jest inną relacją. Lepsze są formy, które odnoszą się do adresata, w sposób odpowiedni do typu relacji i stopnia zażyłości, np. Szanowny Panie, Pani Prezes, Drogi Januszu, Cześć, Kochana. Językową analizę tego tematu znajdziecie w artykule w Poradni Językowej PWN.

    7. Login mejla – niech będzie odpowiedni

    Zakładając konto, pamiętaj o stosownym loginie. Jeśli będziesz korzystać z niego do spraw służbowych, najlepszy jest taki, który w jasny sposób odnosi się do imienia i nazwiska. Adresy typu grubson@spoko.pl czy kicia-kocia@amorki.pl mogą być dobre dla znajomych, ale dla wykładowcy czy działu HR – już niekoniecznie. Pomyśl też o innych: nie zakładaj piętnastu kont z loginami o wszystkich możliwych kombinacjach Twojego imienia. W zupełności wystarczą Ci dwa – pierwsze do spraw służbowych czy urzędowych, a drugie – do newsletterów, zakupów itp. To drugie może być anonimowe, co pomoże Ci lepiej chronić swoją prywatność.

    8. Temat mejla

    Nadaj wiadomości syntetyczny temat, który opisze jej zawartość. Tematy typu: Pytanie czy Ważna informacja – pilne nie pozwalają na wyszukanie wiadomości po dłuższym czasie i wprowadzają chaos. Jeśli korespondujemy z kimś w jednym wątku, warto tworzyć nowe wątki kiedy ma to logiczne uzasadnienie. W przeciwnym wypadku, możemy np. podsumowanie projektu odebrać w wiadomości o tytule Re: Re: Re: Odp: Re: Fwd: Odp: Re: Re: Fwd: propozycja współpracy.

    9. Sprawdzaj pocztę, odpisuj regularnie

    Jeśli wiadomość była skierowana bezpośrednio do Ciebie, odpisz w ciągu jednego dnia roboczego. Gdy na sformułowanie pełnej odpowiedzi potrzebujesz więcej czasu, daj znać, że wiadomość dotarła i zajmiesz się nią. Trochę inaczej wygląda sprawa w korespondencji z najbliższymi, którzy mogą Cię zaczepić także przez inne kanały. Zawsze jednak pozostawianie czyjejś wiadomości bez odpowiedzi jest niezbyt grzeczne.

    10. Uważaj na wirusy

    Nie przekazuj dalej wiadomości niewiadomego pochodzenia lub z załącznikami, które wydają się nietypowym plikiem. Nigdy nie klikaj w takie załączniki. Możesz trafić na złośliwe oprogramowanie (ransomware) lub inny rodzaj wirusa.